Privacyverklaring Zenfluence

Versie: v1.1 – 2025-11-11. Gepubliceerd op
zenfluence.nl/voorwaarden.

Geldig voor de programma’s: I Am©, Full Focus©, Full Control©, Reset 2026© en Reset 2027©.

Zenfluence respecteert de persoonlijke levenssfeer van haar klanten. Bij de uitvoering van onze activiteiten is de bescherming van persoonsgegevens dan ook van groot belang. Persoonsgegevens worden met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd. Daarbij houden we ons aan de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) stelt. De wijze waarop wij je persoonsgegevens verwerken is vastgelegd conform de AVG.

De verantwoordelijke voor de gegevensverwerking is Zenfluence.
Bedrijfsgegevens

Zenfluence · KvK: 92125689 · BTW-ID: NL004938396B06
Adres: Molenstraat 11, 4701 JK Roosendaal, Nederland
E‑mail: info@zenfluence.nl · Tel: +31 6 42165081 · Website: zenfluence.nl

1. Op wie van toepassing?

Bezoekers van onze website, (potentiële) klanten/deelnemers aan I Am©, Full Focus©, Full Focus©, Reset 2026©, Reset 2027©, nieuwsbriefabonnees en zakelijke relaties.

2. Welke gegevens verwerken wij?

2.1 Identificatie & contact: naam, e-mail, telefoon, adres/plaats.
2.2 Aanmelding & programma: gekozen programma, doelen/voorkeuren, intake-antwoorden, voortgang, (optioneel) opnames van groepscalls.
2.3 Communicatie: berichten via mail/chatformulieren.
2.4 Betaal/administratie: factuurgegevens, betaalstatus (bedrag, datum, methode).
2.5 Website & device: IP, browser/device info, cookie-IDs (zie cookieverklaring).
2.6 Bijzondere persoonsgegevens (alleen als jij die vrijwillig verstrekt): gegevens over gezondheid/stresservaring (bijv. vragenlijsten, notities tijdens coaching/neurofeedback). Verwerking hiervan doen we uitsluitend met jouw uitdrukkelijke toestemming (zie §4).

3. Waarvoor gebruiken we je gegevens? (doelen + rechtsgronden)

3.1 Inschrijving en uitvoering overeenkomst (programma, planning, begeleiding,
        support). Grondslag: overeenkomst (art. 6(1)(b) AVG).
3.2 Administratie, facturatie en fiscale bewaarplichten. Grondslag: wettelijke plicht (art. 6(1)(c) AVG) — o.a. fiscale bewaarplicht.
3.3 Klantenservice & accountbeheer. Grondslag: overeenkomst of gerechtvaardigd belang (art. 6(1)(b)/(f)).
3.4 Verbetering diensten & beveiliging (analytics, misbruikpreventie). Grondslag: gerechtvaardigd belang (art. 6(1)(f)). Je kunt hiertegen bezwaar maken (zie §8).
3.5 Nieuwsbrief/marketing (alleen als je je inschrijft). Grondslag: toestemming (art. 6(1)(a)). Toestemming kun je altijd intrekken.
3.6 Bijzondere gegevens (gezondheid/stress/neurofeedback-notities). Grondslag: uitdrukkelijke toestemming (art. 9(2)(a) AVG). Niet verplicht; intrekken kan altijd. We doen geen geautomatiseerde beslissingen/profiling met rechtsgevolgen.

4. Herkomst van gegevens

Rechtstreeks van jou (formulier/inschrijving/communicatie), via onze website/cookies en, incidenteel, uit open bronnen of doorverwijzers wanneer jij ons daartoe toestemming geeft. Informatie moet duidelijk en begrijpelijk worden gegeven (art. 13/14).

5. Met wie delen we gegevens (ontvangers/verwerkers)?

Alleen wanneer nodig voor onze dienstverlening of wettelijk vereist:
5.1 Werk- & leerplatform/aanmeldformulieren: Asana (verwerker). Asana biedt EU Data Centre / data residency; bij internationale doorgifte gebruikt Asana SCC’s.
5.2 E-mail/hosting, video-/meetingdienst, betalingsverwerker (bijv. iDEAL-provider), boekhouding. Met verwerkers sluiten wij een verwerkersovereenkomst. Lijsten van subverwerkers zijn op verzoek beschikbaar.

6. Doorgifte buiten de EER

Als een ontvanger buiten de EER is gevestigd, zorgen wij voor passende waarborgen (zoals EU standard Contractual Clause) en aanvullende maatregelen waar nodig.

7. Bewaartermijnen (kort)

We bewaren niet langer dan nodig is voor de doelen, tenzij een langere termijn wettelijk verplicht is.
7.1 Contract- en programmadossiers: tot 2 jaar na einde programma (tenzij langer nodig voor vragen/claims).
7.2 Administratie/facturen: 7 jaar (btw/fiscaal); bij bepaalde gegevens 10 jaar.
7.3 Opnames (calls): max. 6 maanden (tenzij jij om langere toegang vraagt en/of er toestemming is gegeven om deze voor andere doeleinden binnen Zenfluence te gebruiken).
7.4 Marketing-opt-ins: zolang je ingeschreven bent; bij uitschrijving verwijderen we je gegevens voor dit doel.

8. Jouw rechten

8.1 Je hebt o.a. recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid, bezwaar en het intrekken van toestemming. We reageren binnen 1 maand (verlengbaar met 2 maanden bij complexiteit; we informeren je dan). Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
8.2 Contact voor rechten: info@zenfluence.nl
8.3 Klacht indienen bij AP: zie de AP-website en het online klachtformulier.

9. Cookies

We gebruiken functionele en (na toestemming) analytische/marketingcookies. Details en bewaartermijnen staan in onze cookieverklaring ( link op de website).

10. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen (o.a. toegangsbeheer, versleuteling waar passend, need-to-know, logging/monitoring).

11. Minderjarigen

Onze diensten zijn gericht op 16+. Ben je jonger dan 16, dan is toestemming van je ouder/voogd nodig.

12. Wijzigingen

We kunnen deze verklaring aanpassen. De meest actuele versie staat op zenfluence.nl/privacyverklaring.